Cómo he mejorado la productividad de mi día a día

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Según la Wikipedia la productividad se podría definir como :

Relación entre la cantidad de productos obtenida por un sistema productivo y los recursos utilizados para obtener dicha producción. También puede ser definida como la relación entre los resultados y el tiempo utilizado para obtenerlos: cuanto menor sea el tiempo que lleve obtener el resultado deseado, más productivo es el sistema. En realidad la productividad debe ser definida como el indicador de eficiencia que relaciona la cantidad de recursos utilizados con la cantidad de producción obtenida.

De todas formas, te voy a explicar desde mi punto de vista, lo que no es ser productivo,no eres productivo cuando estás trabajando mil horas, haciendo mil tareas, y cuando llega el final del día, te pones a pensar que has hecho y no eres capaz de responderte, y por supuesto, tampoco eres productivo, cuando te tiras todo el día en el email respondiendo correos y correos, y no eres productivo cuando haces cosas que no debes de hacer.

No se, si te resultan muy habituales estos tres ejemplos de improductividad, pero tras hablar con muchos emprendedores, esto es más habitual de lo que parece, así que lo mejor es buscar algún remedio para eliminarlo de nuestra ecuación.

Cómo mucha gente, he leído muchos libros de productividad, he seguido muchos blogs de gente que realmente son cracks de todo, y como no, he ido a muchas conferencias, la última por cierto la del crack de Berto Pena de Thinkwasabi que hice en el Retreat de EO de este año.

Y mi conclusiones,  después leer y ver tanto sobre productividad, son claramente dos, la primera es que el problema de la productividad es más común de lo que parece, y la segunda es que la solución está dentro de uno mismo y esto es así  porque lo que le funciona a uno, puede ser que no le funcione a otro, y al revés, así que yo os explicaré mis tips para ser cada día más productivo, y si alguno de vosotros os sirve,  pues cogerlo, y si no os sirve, siguid buscando el tip que mejor os encaje, porque seguro que existe.

Por tanto, que he hecho yo, para mejorar mi productividad:

Ser Consciente de que no soy productivo

Lo primero que tienes que saber es que tienes un problema de productividad, si no eres consciente no pierdas el tiempo, no lo vas a conseguir, piensa que ser productivo, es ser  consciente que tienes algo que mejorar, y sobretodo debes de ser consciente que no será fácil mejorarlo, porque irás siempre contra corriente.

Busca la concentración

El principal handicap que tenemos a la hora de ganar productividad es la falta de concentración, nuestro día a día está lleno de interrupciones, tanto físicas como tecnológicas, y digo tecnológicas, porque a pesar de que la tecnología nos ayuda en muchos aspectos, en términos de productividad nos perjudica notablemente sobretodo gracias a las famosas notificaciones.

Cero interrupciones

Soy consciente de que es muy difícil, sobretodo si eres una persona social, pero debes de controlar las interrupciones que la gente te hace, porque hay estudios de que una vez que estás concentrado, si tienes una interrupción puedes llegar a necesitar unos 20 minutos hasta volver al mismo nivel de concentración, por lo que controlarlas es una muy buena opción.

Yo en mi caso, opté por empezar aplicando ejemplo, así que cuando necesito algo de alguien o envío un mail o utilizo el Hangout de Google , y ya me responderán cuando puedan. Aunque no lo creas es muy probable que lo que piensas que es urgente no lo sea tanto y pueda esperar.

Desactiva todas las notificaciones del móvil y del portátil

Aunque no lo creas,los dispositivos nos interrumpen constantemente, y con tanto Whatsapp, Messenger, Hangout…, acabamos más pendientes del móvil que de cualquier otra cosa.

En mi caso, haciendo simplemente esta acción, he aumentado mucho mi nivel de concentración y por supuesto he mejorado mi productividad. Obviamente, esto pasa, porque he dejado de estar mirando el móvil constantemente,  ahora solo miro el móvil, cada determinado tiempo. Por poner un ejemplo personal, te diré que solo miro el Whatsapp 1 o 2 veces al día, normalmente antes de comer y luego por la noche, y la verdad es que mes es más que suficiente, porque si existe algo realmente importante, estoy seguro que utilizarán una vía de comunicación más efectiva.

Lee el correo una vez al día

Ha habido días que me he tirado más de 8 horas delante del correo, y lo más curioso es que no he parado de contestar emails, y ahí radica el problema. Al final estamos teniendo conversaciones a través del email o incluso estamos utilizando el correo como gestor de tareas, y la verdad es que el correo electrónico, es un devorador de tiempo, y una herramienta super improductiva si no la utilizas con cabeza.
Con el correo, lo que me ha funcionado a mi es lo siguiente, el correo lo miro un máximo de 2 veces al día, y mi objetivo es leer el correo solo una vez al día. Para ello lo que hago es no leer el correo hasta por lo menos las 12:00 o la 13:00, y luego una segunda  vez al final del día. Esto lo hago así, ya que si lo leo a primera hora, me acaba distorsionando todo el día, porque acabo entrando en la dinámica del mail, y no puede ser.

Además lo que hago es desconectar el correo, así no me está entrando constantemente el email a medida que voy contestando correos.
Una cosa importante, me pongo un tiempo máximo de lectura del correo, 15 o 30 minutos, y vacío el email, lo que pueda responder en segundos lo hago directamente y si necesito más tiempo, lo saco del email, yo en mi caso utilizo Evernote, y me muevo los email a una carpeta específica para las tareas.

Planificar, Planificar y Planificar

Para mí, otro de los puntos clave, lo que hago al finalizar el día es planificar el día siguiente, aquí no utilizo ninguna técnica Getting Things Done (GTD) ni nada, simplemente muevo todo al Evernote y ahí tengo dos carpetas, Hoy y Tasks (Tareas), en hoy solo pongo las tareas que deben de salir hoy, y en Tasks pongo todas las tareas de que debo de hacer, así que de esta última carpeta saldrán las tareas de mañana.

Antes de empezar, hay que acabar

Es curioso, pero tendemos a empezar muchas cosas y a terminar pocas, y esto al final te genera un ansia de tareas incompletas de forma injustificadas, por tanto la opción es sencilla, cuando empieces algo, no continues con nada más hasta que no finalices lo que has empezado. El resultado es espectacular.

La multitarea no existe.

No, no existe, ni para los hombres ni para las mujeres, acaba abriendo muchas aplicaciones al mismo tiempo, y lamentablemente no somos capaces de utilizarlas al mismo tiempo, por lo que solo nos provocan distracciones, así que mi opción es tener una aplicación abierta al mismo tiempo, y aunque no lo creas, acabas mejorando la concentración y haces más cosas, lo que quiere decir que eres más productivo.

Y con esto yo he mejorado considerablemente mi productividad, si que es verdad que es muy fácil romper la rutina de estas cosas, pero si eres consciente de que tienes que mejorar algo, al final acabas volviendo al camino. Yo por ahora llevo varias semanas trabajando así y la mejora para mí ha sido increíble, aunque si que es verdad, que he probado de todo, y hasta que no he encontrado mis palancas, no he sido efectivo, así que ahora, solo tienes una opción, empezar a probar cosas, hasta que encuentres tu forma de ser más productivo.

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